Trong các giao dịch dân sự, khi thực hiện các thủ tục mua bán, tặng cho, chuyển nhượng, uỷ quyền… sẽ phát sinh các giao dịch phải thực hiện việc công chứng theo quy định của pháp luật công chứng và pháp luật chuyên ngành khác.

Theo đó, các bên thực hiện các giao dịch dân sự nêu trên sẽ phải có mặt tại tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng, Văn phòng công chứng) để thực hiện thủ tục công chứng giao dịch trước sự chứng kiến của Công chứng viên theo quy định pháp luật. Tuy nhiên trên thực tế sẽ có một số trường hợp mà một trong các bên tham gia giao dịch sẽ không thể có mặt tại Phòng công chứng/ Văn phòng công chứng để thực hiện công việc. Bài viết hôm nay, người viết xin chia sẻ với anh chị và các bạn về thủ tục thực hiện công chứng trong trường hợp một bên giao dịch đang bị tạm giam, tạm giữ hoặc đang chấp hành hình phạt tù. Sau đây xin được gọi ngắn gọn là thủ tục công chứng tại trại giam.

Quy định pháp luật về địa điểm thực hiện việc công chứng:

Theo quy định tại Điều 44 Luật công chứng 2014 về địa điểm công chứng thì “việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng” trừ trường hợp “người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng”.

Đây cũng là quy định hết sức “dễ hiểu”, bởi vì người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù thì hiển nhiên không thể có mặt tại “trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng” để thực hiện việc công chứng các giao dịch theo yêu cầu luật định. Trường hợp nếu pháp luật không cho phép việc công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì trên thực tế sẽ rất nhiều trường hợp các chủ tài sản hoặc các bên cần thực hiện các giao dịch công chứng sẽ không thực hiện được. Quy định này nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho các chủ thể là người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoàn toàn có thể tham gia vào các giao dịch dân sự, nhằm đảm bảo quyền cũng như lợi ích của họ, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các giao dịch dân sự.

Thủ tục ký công chứng tại trại giam:

Pháp luật không quy định rõ về trình tự, thủ tục ký công chứng tại trại giam. Tuy nhiên nhìn chung thủ tục ký công chứng tại trại giam sẽ trải qua 3 giai đoạn (1) Giai đoạn yêu cầu công chứng, (2) Giai đoạn thực hiện công chứng, (3) Giai đoạn nhận kết quả hồ sơ công chứng. Ở mỗi giai đoạn thì các bên cần có những lưu ý và chuẩn bị như sau: 

Giai đoạn 1: Yêu cầu công chứng:

Tương tự như việc thực hiện công chứng tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng, bước đầu tiên là người có yêu cầu công chứng phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau để yêu cầu tổ chức công chứng phù hợp theo quy định pháp luật thực hiện việc công chứng tại trại giam gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng: Đối với mẫu này, thông thường tổ chức công chứng sẽ có sẵn bên người yêu cầu công chứng sẽ được tổ chức hành nghề công chứng hướng dẫn hoàn thiện nội dung theo quy định.
• Dự thảo nội dung văn bản cần công chứng: Đối với nội dung này thì người yêu cầu công chứng cần có sự thống nhất về nội dung của hợp đồng, văn bản uỷ quyền, văn bản cần công chứng khác … trước với người đang bị tạm giam, tạm giữ hoặc đang chấp hành hình phạt tù, hoặc đại diện của người đang bị tạm giam, tạm giữ hoặc đang chấp hành hình phạt tù. Căn cứ vào các nội dung này, Người yêu cầu công chứng có thể tự mình hoặc yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng dự thảo trước nội dung văn bản cần công chứng.
• Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân và sổ hộ khẩu;
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (trong trường hợp thực hiện các giao dịch liên quan đến Bất động sản); Giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu tài sản (đối với các tài sản phải đăng ký như xe ô tô, xem máy… ); hoặc các giấy tờ khác liên quan đến việc công chứng;
• Các giấy tờ khác có liên quan: Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (độc thân)…

Vì việc ký công chứng được thực hiện tại trại giam, nên sau khi tiếp nhận yêu cầu thực hiện công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng phải có công văn gửi đến trại giam để thông báo về việc thực hiện công chứng, cũng như cần phải có sự đồng ý của ban quản lý trại giam. 

Giai đoạn 2: Công chứng viên thực hiện thủ tục công chứng tại trại giam;

Sau khi đã nhận được hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ và hợp lệ, cũng như đã được sự đồng ý của Ban quản lý trại giam. Công chứng viên sẽ thực hiện một số công việc để chuẩn bị công chứng tại trại giam theo như thời gian đã sắp xếp. Tại trại giam, công chứng viên sẽ thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của mình để hướng dẫn, thực hiện thủ tục công chứng theo sự thống nhất của các bên. 

Giai đoạn 3: Trả kết quả công chứng:

Sau khi thực hiện xong các thủ tục công chứng, công chứng viên sẽ thực hiện các nghiệp vụ để thực hiện việc đóng dấu hồ sơ và bên yêu cầu công chứng thực hiện các nghĩa vụ về đóng phí công chứng để nhận được kết quả công chứng.

Các lưu ý khi thực hiện thủ tục công chứng tại trại giam:

Việc thực hiện thủ tục công chứng tại trại giam ngoài việc phải có sự đồng ý của ban quản lý trại giam, mất nhiều thời gian đi lại, thì bên yêu cầu công chứng còn phải trả thêm một khoản chi phí cho việc công chứng ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng theo như mức phí thỏa thuận giữa tổ chức hành nghề công công và người yêu cầu. Vì vậy khi thực hiện thủ tục công chứng tại trại giam, các bên cần phải 

• Có sự thống nhất với nhau trước về các nội dung giao dịch cần công chứng để tránh trường hợp không thực hiện được thủ tục công chứng, hoặc phải đi lại  nhiều lần.
• Công chứng đầy đủ, chính xác các nội dung cần công chứng, tránh trường hợp đã có văn bản công chứng nhưng vẫn thiếu nội dung, và bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Trên đây là nội dung bài viết ngắn gọn về tình huống thực tế xảy ra nhưng cũng khiến rất nhiều người phải lúng túng, rất mong sẽ mang tới thông tin hữu ích cho người đọc.