Văn phòng đại diện là gì?

Theo Khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005 đã quy định về khái niệm chung của Văn phòng đại diện nước ngoài

“Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.”

Cơ sở pháp lý

Luật thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 (Luật Thương mại 2005)

Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Thông tư số 11/2016/TT-BCT ngày 05/07/2016 Quy định về biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Các trường hợp phải chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện:

Văn phòng đại diện, Chi nhánh chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:

Thứ nhất, theo đề nghị của thương nhân nước ngoài.

Thứ hai, khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.

Thứ ba, hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn.

Thứ tư, hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.

Thứ năm, bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo quy định

Các trường hợp bị thu hồi giấy phép như sau:

1. Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép.
2. Không báo cáo về hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong 02 năm liên tiếp.
3. Không gửi báo cáo theo quy định tại Khoản 2 Điều 32 Nghị định 07/2016 tới Cơ quan cấp Giấy phép trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản.
4. Trường hợp khác theo quy định pháp luật.

Cuối cùng, Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, không còn đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016 như sau:

“Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).”

Hồ sơ cần chuẩn bị:

Bộ hồ sơ Thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị được quy định đầy đủ tại Điều 36 Nghị định 07/2016. Theo đó 1 bộ hồ sơ bao gồm những giấy tờ sau:

1. Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký, trừ trường hợp bị thu hồi giấy phép; (Mẫu số 11 về Thông báo chấm dứt hoạt quy định trong Thông tư số 11/2016/TT-BCT)
2. Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh (đối với trường hợp Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn) hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh của Cơ quan cấp Giấy phép (đối với trường hợp Bị thu hồi Giấy phép);
3. Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
4. Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
5. Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.

Trình tự, thủ tục và Cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết được quy định tại Điều 5 Nghị định 07/2017:

“1. Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

2. Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.”

Trình tự, thủ tục:

Đầu tiên, Thương nhân nước ngoài phải tiến hành thủ tục Đóng mã số thuế đến cơ quan có thẩm quyền

Sau khi đã đóng Mã số thuế, Thương nhân nước ngoài tiếp tục thực hiện thủ tục đóng tài khoản Ngân hàng của Văn phòng đại diện tại Việt Nam

Tiếp theo, thương nhân nước ngoài tiến hành thủ tục trả con dấu tại Công an, nơi cấp con dấu của Văn phòng đại diện

Cuối cùng, sau khi đã hoàn tất toàn bộ những thủ tục trước đó, thương nhân nước ngoài mới tiến hành thủ tục nộp bộ hồ sơ Thông báo chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện (Tại mục Hồ sơ cần chuẩn bị của bài viết) đến cơ quan cấp giấy phép.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Cơ quan cấp giấy phép sẽ hướng dẫn thương nhân nước ngoài tiến hành bổ sung. Đặc biệt lưu ý, việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa 01 lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.

Trên đây là toàn bộ nội dung hướng dẫn của Võ Consultants cho thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.

Dịch vụ Luật sư Doanh nghiệp:

Phạm vi dịch vụ Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gói dịch vụ do nhóm Luật sư Doanh nghiệp và Luật sư về Thuế của chúng tôi phụ trách, với kiến thức pháp luật chuyên môn cao về pháp luật Doanh nghiệp, đầu tư, thuế, kinh doanh thương mại.

Liên hệ luật sư: 0909 865 891 – 0901 476 391

Hoặc địa chỉ email: hello@voconsultants.vn

Địa chỉ văn phòng làm việc: Tầng 8, Tòa nhà Callary, số 123 Lý Chính Thắng, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh.

Trân trọng./.